ارائه دهنده : آقای سیدهاشمی

تعریف بازمهندسی از دیدگاه همر و چمپی

  تفکر مجدد بنیادی ، طراحی مجدد اساسی فرآیندهای کاری به منظور بهبود چشمگیر معیارهای اصلی عملکرد مانند ، هزینه – کیفیت – خدمات و سرعت ارائه خدمات است .

نگاهی اجمالی بر بازمهندسی فرآیندهای کاری

 عصری که ما در آن زندگی میکنیم تغییرات به سرعت انجام میگیرد ، بسیاری از مدیران بخش دولتی در پی بررسی برخی از رویکردها و فلسفه های بهبود و تحول متداول در بخش خصوصی بوده اند تا امکان به کارگیری آنها را در بخش دولتی محک بزنند . که یکی از این رویکردها بازمهندسی فرآیندهای کاری است . َ

چرا بازمهندسی عملیات یک جنبش کیفیت است ؟

چون کاری مفهومی نسبتا“ جدید برای توصیف :

-طراحی مجدد فرآیند محوری
-نوآوری فرآیند
-طراحی مجدد فرآیندکاری
-باز مهندسی سازمانی
-بازسازی کسب و کار است .
 

 تعریف بازمهندسی فرآیندهای کاری از دیدگاه محققان و کارگزاران

1- نواندیشی بنیادی – بازطراحی اساسی فرآیندها برای بهبود چشمگیر شاخص های عملکرد مانند ، هزینه ، کیفیت ، خدمات و سرعت

2- فرآیندی روشنمند که از فناوری اطلاعات برای بازبینی کامل فرآیندکاری بهره میگیرد که به این ترتیب هدف های اصلی کار و کسب را محقق می سازد .

3- تفکر بنیادی مجدد – طراحی مجدد فرآیندهای عملیاتی ، ساختار سازمانی با تمرکز بر توانمندیهای اساسی سازمان برای بهبود چشمگیر عملکرد سازمانی

 روش شناسی بازمهندسی فرآیندهای کاری

  مراحل زیر در اجرای بازمهندسی فرآیندهای کاری ضروری است :

 •فرآیندهای کلیدی و حساسی که نیاز به بهبود دارند

•تحلیل فرآیندهای فعلی
•بهبود فرآیند
•مطالعه یا بررسی آزمایشی فرآیندها
•اجرای فرآیند بهبود یافته

 

 تفاوت سازمانهای دولتی با سازمانهای خصوصی
 

 عوامل محیطی :

  1. میزان بازار محوری

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

بازارمحوری کمتر ، منجر به انگیزه کمتری برای کاهش هزینه ، عملیات کارآمد و عملکرد اثربخش می شود

بازار محوری کمتر ، منجر به کارائی کمتر در تخصیص منابع نظیر توجه به ترجیحات مشتری ، و کاهش عرضه نسبت به تقاضا می شود 

بازار محور کمتر ، منجر به در دسترس نبودن شاخص ها و اطلاعات بازار نظیر قیمت ها ، سودها و .. می شود

 

افزایش مقاومت به پذیرش تغییر بنیادی مورد نیاز باز مهندسی فرآیندهای کاری

پذیرش کندتر بازمهندسی فرآیندهای کاری

 

افزایش دشواریها در تدوین اهداف و محک زنی بازمهندسی فرآیندهای کاری

2- محدودیت های قانونی و رسمی

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

اعمال محدودیت شدید برروشهای اجرائی و فضاهای عملیات یعنی استقلال کمتر مدیران در تصمیم گیری

گرایش شدید به افزایش کنترل های رسمی و توسل به قانون

 

افزایش دشواریها در طراحی مجدد روشها برای حمایت از فرآیندهای باز طراحی شده

نیاز به زمان طولانی برای تائید و تصویب روشهای باز طراحی شده

 

3- نفوذ سیاسی

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

تنوع و شدت بیشتر نفوذهای غیر رسمی بر تصمیم های چانه زنی ، افکار عمومی ، وامنشهای گروهای ذینفع

نیاز بیشتر به حمایت از ذی نفع

 

افزایش دشواریها در اولویت دهی و تحت تاثیر قراردادن اهداف

افزایش دشواریها در کسب تائیدیه برای پروژه

 

مبادلات بین سازمان و محیط 

  1. اتکا به قوه قهریه ( اجبار و زور )

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

مشارکت در مصرف و تامین مالی خدمات ، اجباری خواهد بود

 

انگیزه های کمتر برای خدمات مهندسی فرآیندها در سازمان

 

2. میزان تاثیرگذاری وسیع تر سازمانهای دولتی در جامعه

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

دقت نظر عامه مردم

انتظارهای منحصر به فرد عامه مردم

 

افزایش تامل در اجرای پروژه ها

افزایش دشواری ها در تدوین اهداف

 

3- پیچیدگی هدف ها ، معیارهای ارزیابی و تصمیم گیری

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

تنوع اهداف و معیارهای تصمیم گیری

گرایش بیشتر به متعارض بودن هدف ها

 

افزایش دشواری در تدوین اهداف

 

 فرایندها و ساختار درونی :

 

1- روابط اختیار و نقش مدیر دولتی

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

استقلال و انعطاف پذیری کمتر مدیران دولتی در تصمیم گیریها

اقتدار ضعیف و پراکنده بر زیردستان و سطوح پائین تر

خودداری بیشتر ار تفویض اختیار سطوح بیشتر سلسله مراتب و استفاده بیشتر از مقررات رسمی

 

کاهش استقلال در پیش بردن پروژه ها

 

افزایش دشواری در باز طراحی نظام منابع انسانی

 

اختصاص ناکافی زمان از طرف مدیریت عالی و تلاش ناکافی وی در باز مهندسی فرآیندهای کاری

2- عملکرد سازمانی

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

احتیاط کاری بیشتر ، نوآوری و انعطاف کمتر

جابجائی بیشتر رهبران عالی به علت انتخابات و انتصابات

 

موانع بیشتر برای تفکر لازم

دشواری بیشتر در حفظ برنامه بازمهندسی فرآیندهای کاری

 

3- مشوق ها و ساختارها

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

دشواری بیشتر در طراحی مشوق ها برای عملکرد و اثربخش

ارزش دهی کمتر کارکنان به مشوق های نقدی

 

دشواری بیشتر در طراحی مجدد نظام منابع انسانی

 

4- ویژگیهای شخصیتی کارکنان

 

تاثیر بر بازمهندسی فرایندهای کاری

 

گوناگونی در نیازها  و ویژگیهای شخصیتی نظیر انعطاف پذیری و حاکمیت بیشتر

 

افزایش دشواری ها در انتخاب پروژه بازمهندسی فرآیندهای کاری و طراحی مجدد نظام منابع انسانی

 

 

 

 

نکاتی در خصوص اجرای موفق بازمهندسی سازمان

•سازمان های دولتی در برابر تغییر ، به دلیل تغییرات اجتماعی و سیاسی  بسیار مقاومت میکنند
•سازمان های دولتی باید کارکنانی که در زمینه علم مدیریت و پژوهش در عملیات آموزش دیده اند ، منابع انسانی سودمندی برای اجرای بازمهندسی فرآیندهای کاری هستند
•تعهد بی قید و شرط مدیریت عالی سازمان و ایجاد انگیزه در مدیران کلیدی یک از موفقیت ها در اجرای بازمهندسی فرآیندهای کاری است
•برای غلبه بر مقاومت کارکنان در برابر تغییر ، می توان با استقرار گروه بازمهندسی روابط کاری تنگاتنگی با کارکنان برقرار نمود
•بر گزاری دوره های تخصصی و ارائه نمونه های علمی مفید
•برای اجرای موفق بازمهندسی باید از کارکنان بی طرف سازمانها و پژوهشگران خارجی استفاده نمود
•تشکیل کمیته رهبردی بسیار حیاتی است
•انتخاب شاخص های مشابه شاخص های عملکرد بخش خصوصی

 

* شاخص های عملکرد در سازمانهای دولتی باید ساده و کاملا" متمرکز بر نتیجه نهائی باشند

* نتایج اجرای آزمایشی موفق ، باعث کسب تائیدیه برای تداوم مالی در پروژه میگردد

*آماده کردن کارکنان برای روبه رو شدن تغییرات زودرس از طریق نوعی برنامه ارتباطی کسترده ازجمله ارائه مقاله و راه اندازی سایت های جدید

*برنامه ریزی دقیق در سراسر سازمان برای اجرای فرآیند

*بررسی نیازهای آموزشی کارکنان برای مشاغل باز مهندسی شده

*مستند سازی فرآیندهای کاری با کمک کارکنان عملیاتی

*ایجاد پیوند بین بازمهندسی و فناوری اطلاعات